Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – Transparify

1. Transparify verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Leistung: Bereitstellung der Software Transparify zur Ermittlung und Dokumentation wirtschaftlicher Eigentümer. Art, Zweck, Datenkategorien und Betroffene beschreibt Anlage 1. 2. Der AVV gilt für die Laufzeit des Hauptvertrags. Er endet nicht, solange Transparify noch Daten des Kunden verarbeitet. 3. Die Verarbeitung findet in der EU bzw. im EWR statt. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO (siehe § 6 und Anlage 3).

1. Transparify verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Der Hauptvertrag, dieser AVV und die Nutzung der Software-Funktionen durch den Kunden gelten als Weisung. 2. Einzelweisungen erteilt der Kunde in Textform an info@usetransparify.com. 3. Hält Transparify eine Weisung für rechtswidrig, informiert es den Kunden unverzüglich und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen. 4. Ist Transparify gesetzlich zu einer Verarbeitung verpflichtet, teilt es dies dem Kunden vorher mit, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.

Transparify setzt nur Personen ein, die auf Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Zugriff auf Kundendaten erhalten nur Personen, die ihn für Betrieb, Entwicklung oder Support benötigen.

1. Transparify trifft die in Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. 2. Transparify darf die Maßnahmen an den Stand der Technik anpassen, sofern das Schutzniveau nicht sinkt. Wesentliche Änderungen werden dokumentiert und dem Kunden auf Anfrage mitgeteilt.

1. Der Kunde genehmigt die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter. 2. Transparify informiert den Kunden vor der beabsichtigten Hinzuziehung oder dem Austausch eines Unterauftragsverarbeiters in Textform über die geplante Änderung. Der Kunde erhält eine angemessene Gelegenheit, aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund Widerspruch einzulegen. Die Information kann insbesondere per E-Mail oder über eine entsprechende Benachrichtigung im Kundenkonto erfolgen. Erhebt der Kunde einen begründeten Widerspruch, prüfen die Parteien eine zumutbare Lösung. Ist eine Einigung nicht möglich, kann der Kunde den betroffenen Dienst beziehungsweise den Hauptvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. 3. Transparify verpflichtet Unterauftragsverarbeiter gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO vertraglich zur Einhaltung der jeweils einschlägigen Datenschutzpflichten. Transparify bleibt gegenüber dem Kunden für die Erfüllung dieser Datenschutzpflichten durch die Unterauftragsverarbeiter verantwortlich. 4. Nicht als Unterauftragsverhältnis gelten Nebenleistungen ohne Zugriff auf Kundendaten, z. B. Telekommunikation oder Postdienste. Ob ein externer API- oder Datenquellen-Anbieter Unterauftragsverarbeiter, eigenständig Verantwortlicher oder sonstige Rolle ist, richtet sich nach der tatsächlichen Verarbeitung und ist nicht pauschal anzunehmen; die Einordnung ergibt sich aus der jeweils geltenden Unterauftragsverarbeiterliste und den dortigen Angaben.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Soweit für eine solche Übermittlung ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, kann die Übermittlung auf dessen Grundlage erfolgen, sofern dessen Voraussetzungen erfüllt sind. Andernfalls sind geeignete Garantien, insbesondere die jeweils anwendbaren EU-Standardvertragsklauseln, sowie gegebenenfalls erforderliche ergänzende Schutzmaßnahmen vorzusehen. Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter und die verfügbaren Angaben zu ihren Verarbeitungsstandorten und Übermittlungsgrundlagen ergeben sich aus der jeweils geltenden Unterauftragsverarbeiterliste.

Transparify unterstützt den Kunden mit geeigneten Maßnahmen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Art. 15 bis 22 DSGVO). Wendet sich eine betroffene Person direkt an Transparify, leitet Transparify die Anfrage unverzüglich an den Kunden weiter. Der Kunde kann Fälle und Entwürfe im Kundenkonto selbst einsehen, berichtigen und löschen sowie Ergebnisse exportieren.

Transparify unterstützt den Kunden bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation), soweit dies die Art der Verarbeitung und die verfügbaren Informationen erlauben.

1. Transparify informiert den Kunden unverzüglich und ohne unangemessene Verzögerung, nachdem Transparify eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten festgestellt hat, die im Auftrag des Kunden verarbeitet werden. 2. Die Meldung enthält die zum Zeitpunkt der Benachrichtigung verfügbaren Informationen, insbesondere zur Art der Verletzung, zu den betroffenen Datenkategorien, zu den möglichen Folgen sowie zu bereits ergriffenen oder vorgesehenen Abhilfemaßnahmen. Noch nicht verfügbare Informationen werden nachgereicht, sobald sie vorliegen. 3. Transparify unterstützt den Kunden im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen bei der Erfüllung seiner Melde- und Benachrichtigungspflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO. 4. Die Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde sowie gegebenenfalls die Benachrichtigung betroffener Personen obliegt dem Kunden als Verantwortlichem, soweit Transparify die betreffenden Daten ausschließlich in dessen Auftrag verarbeitet.

1. Die Kündigung eines kostenpflichtigen Abonnements beendet nicht automatisch das Benutzerkonto. Bereits gespeicherte Ermittlungen bleiben im Rahmen des fortbestehenden Nutzungsverhältnisses verfügbar. Gesetzliche Löschpflichten und vereinbarte Löschregelungen bleiben unberührt. 2. Während der Nutzung kann der Kunde gespeicherte Ermittlungen und Entwürfe im Rahmen der bereitgestellten Funktionen löschen und die verfügbaren Ergebnisse in den angebotenen Formaten exportieren. 3. Bei Beendigung des Nutzungsverhältnisses beziehungsweise der Auftragsverarbeitung hat der Kunde nach Maßgabe von Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO die Wahl zwischen der Rückgabe und der Löschung der im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten. Transparify ermöglicht die Rückgabe über die bereitgestellten Exportfunktionen oder ein geeignetes Verfahren vor Abschluss der Kontolöschung. 4. Nach Bestätigung der Kontolöschung wird der Zugang zum Kundenkonto beendet. Die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht. 5. Personenbezogene Daten, die Transparify aufgrund eigener gesetzlicher Aufbewahrungspflichten speichern muss, insbesondere steuerlich relevante Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen, werden getrennt von der laufenden Auftragsverarbeitung aufbewahrt und nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht. 6. In Sicherungskopien enthaltene Daten werden entsprechend den dokumentierten Backup-Aufbewahrungszyklen entfernt. Bis dahin bleiben sie vor einer regulären Nutzung geschützt. Werden Sicherungskopien wiederhergestellt, wird die Löschung zuvor gelöschter Daten erneut berücksichtigt.

Transparify erfüllt die Informations-, Nachweis- und Mitwirkungspflichten gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO.

Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Haftungsregelungen des Hauptvertrags.

1. Änderungen bedürfen der Textform. Wesentliche Änderungen dieses AVV werden in einer neuen Fassung veröffentlicht; für den Fortbestand der Verarbeitung ist ggf. eine erneute elektronische Zustimmung erforderlich. 2. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz von Transparify. 3. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der übrige Vertrag wirksam.

Die Annahme durch den Kunden erfolgt durch ausdrückliche elektronische Zustimmung (Checkbox) im Kundenkonto bzw. im Bestellprozess, verbunden mit dem elektronischen Zustimmungsnachweis (Unternehmensdaten, Dokumentfassung, Zeitpunkt). Ein gesondertes Unterschriftsfeld ist nicht erforderlich. Individuelle kundenspezifische AVV-PDFs werden nicht erstellt. Für Transparify: Ort: Greding Name: Nikolai Tiemann Funktion: Geschäftsführer

Zweck: Erfassung von Gesellschafts- und Beteiligungsstrukturen, Ermittlung wirtschaftlicher Eigentümer nach GwG/AMLR, Erstellung von Bericht (PDF), Eintragungsanleitung und XML-Export; optional wöchentliche Überwachung von Gesellschaften im Handelsregister (Watchlist). Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Abrufen von Registerdaten, Berechnen, Darstellen, Exportieren, Löschen. Betroffene: Nutzer des Kunden (Mitarbeitende); Gesellschafter, wirtschaftliche Eigentümer, Geschäftsführer und sonstige Organmitglieder der untersuchten Gesellschaften. Daten der Nutzer: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Kontoeinstellungen, Anmelde- und Nutzungszeitpunkte. Daten der untersuchten Personen: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort und Anschrift, Staatsangehörigkeit, Beteiligungs- und Stimmrechtsquoten, Art und Umfang der Kontrolle, Angaben zum PEP-Status, ggf. Art und Nummer des Ausweisdokuments – jeweils soweit vom Kunden erfasst oder aus dem Handelsregister abgerufen. Dokumente: Soweit vom Kunden erfasst und im Produktumfang gespeichert; aktive Dokumenten-Uploads sind derzeit nicht Bestandteil des Standardangebots. Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Keine vorgesehen. Ort der Verarbeitung: Anwendung: Frankfurt am Main (Deutschland); Datenbank: Rechenzentrum in der EU (derzeit Irland). Speicherdauer: Bis zur Löschung durch den Kunden, bis zur Kontolöschung bzw. gemäß § 10; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.

Es gelten die TOM in der jeweils aktuellen Fassung unter /legal/tom (Technische und organisatorische Maßnahmen – Transparify).

Es gilt die Liste der genehmigten Unterauftragsverarbeiter in der jeweils aktuellen Fassung unter /legal/subprocessors.